Conditions générales pour location de véhicules sans chauffeur

1. Objet du contrat

1.1. Le contrat de location oblige le loueur à mettre un véhicule à la disposition du locataire pour la durée fixée dans le contrat de location, compte tenu des conditions d’utilisation. Le locataire est tenu de payer un prix de location ainsi que tous les autres frais encourus pendant/par l’usage du véhicule.

1.2. Lors de la remise ainsi que du retour du véhicule, le loueur et le locataire établissent ensemble un rapport de remise du véhicule, qui fait partie intégrante du contrat.

2. Réservation et modalités de paiement

2.1. La réservation se fait en ligne, par téléphone ou par e-mail. En cas de réservation par téléphone ou par écrit, le locataire reçoit d’abord une offre écrite par e-mail. Les réservations effectuées en ligne 72 heures avant le début de la location ne peuvent pas être garanties et doivent en outre être clarifiées par téléphone ou par e-mail avec le loueur.

2.2. Après avoir reçu l'offre, le locataire a le temps de confirmer son offre pendant la période indiquée sur l'offre. Le loueur ne peut garantir la disponibilité du véhicule que pendant ce délai. Si ce n’est pas le cas, l’offre est caduque.

2.3. Si le locataire accepte l'offre dans le délai indiqué, celle-ci doit être signée par le locataire et renvoyée au loueur. En cas de réservation par la conclusion d’un contrat (confirmation), le locataire accepte les conditions générales de location.

2.4. La réservation n’est contraignante qu'après réception de la confirmation écrite de la réservation par le loueur.

2.5. Le loueur se réserve le droit de modifier l'offre ainsi que la confirmation en cas d'erreurs et de les réémettre au locataire.

2.6. Un acompte d’une valeur de 50 € est dû au moment de la conclusion du contrat par le locataire au loueur. Le solde restant doit être payé au plus tard sept (7) jours avant le début de la location. Les exceptions doivent être convenues par écrit entre les deux parties (locataire/loueur). Le loueur se réserve le droit, après l’envoi d’un rappel de paiement et à l’expiration d’un délai raisonnable, de se retirer du contrat en cas de non-respect des délais susmentionnés et de percevoir des frais d’annulation conformément au point 8.

2.7. Si la réservation est effectuée moins de sept (7) jours avant le début de la location, l’ensemble du montant de location doit être versé immédiatement.

2.8. Tous les accords, conventions complémentaires et souhaits particuliers demandés par le locataire par le biais de la commande doivent être convenus par écrit, faute de quoi ils n'ont aucun effet contraignant. En cas de contradiction entre la commande et la confirmation de réservation, c'est le contenu de la confirmation de réservation qui prévaut.

3. Prix

3.1. Le prix de la location correspond au montant fixé dans la confirmation, en fonction de la catégorie du véhicule, de la période de location choisie et des forfaits supplémentaires sélectionnés. Le prix de la location couvre l’assurance décrite au point 11. ainsi que les frais d’entretien résultant d’une utilisation normale/fiduciaire du véhicule.

3.2. Tous les frais/dépenses supplémentaires liés à la location du véhicule qui ne sont pas inclus dans le prix de location total, notamment les frais de carburant, de péage et de parking, sont à la charge du locataire. Les frais occasionnés par des amendes, des pénalités ou des procédures judiciaires doivent également être pris en charge par le locataire.

3.3. Les frais de réparation et de nettoyage occasionnés par des dommages ou des salissures dans ou aux véhicules causés par le locataire sont à la charge du locataire.

3.4. La limite de kilomètres gratuits par jour est de 350 km. Les kilomètres supplémentaires sont facturés au locataire au prix de 0,30 €/km après la restitution du véhicule de location.

4. Modifications de la réservation après confirmation

4.1. Des modifications demandées par le locataire après réception de la confirmation ne sont possibles qu’avec le consentement exprès du loueur. En cas de modification de la période de location, la réservation est considérée comme une annulation et une nouvelle réservation. A cet égard, les conditions d'annulation, expliquées au point 8.1., sont appliquées.

4.2. Si le loueur est censé entreprendre des modifications suite à des circonstances lui imposées de quelque nature que ce soit, le loueur a l’obligation d’en informer le locataire. Ces circonstances ne doivent pas être d'une nature inacceptable pour le locataire.

5. Prestations garanties par le loueur

5.1. Le locataire ne garantit que les prestations stipulées explicitement dans la confirmation de réservation. Ce service comprend la mise à disposition de la catégorie du véhicule réservée ou de catégorie supérieure. Le modèle du véhicule n’est pas contraignant. Il peut être remplacé par un modèle similaire de la même catégorie de réservation.

5.2. Toute autre prestation en dehors de l’offre ou de la confirmation ne relève pas de celles garanties par le loueur.

6. Remise/retour du véhicule

6.1. La remise et le retour du véhicule se font dans les locaux du loueur à la date et à l’heure fixées dans le contrat de location.

6.2. Au moment de la mise à disposition du véhicule, le locataire est tenu de présenter sa carte d’identité et son permis de conduire valable pour le véhicule et pour la durée de la location. Ces documents doivent être présentés en version originale. Les copies n’étant pas acceptées. Le véhicule est remis uniquement à la personne au nom de laquelle la réservation est effectuée (exception : personne de contact). Si le véhicule est récupéré par une tierce personne, cela doit être convenu par écrit entre les deux parties (locataire/loueur). La confirmation de réservation doit être présentée lors de la remise du véhicule. Si tel n’est pas le cas, le loueur est en droit de refuser la location et d’appliquer des frais d‘annulation, expliquées au point 8.1.

6.3. La prise en charge du véhicule se fait le premier jour de location et uniquement sur rendez-vous. Le véhicule est remis lavé, nettoyé et avec le plein de carburant. En cas d'enlèvement en dehors des heures de bureau, aucune instruction sur le véhicule n'est possible (Heures de bureau : de 09:00 à 17:00 heures les jours ouvrables).

6.4. Le loueur et le locataire établissent un rapport de remise du véhicule faisant état d’éventuels endommagements du véhicule et de l’inventaire du véhicule. Ce rapport de remise est signé par le loueur ainsi que par le locataire et fait partie intégrante du contrat de location.

6.5. Le locataire retournera le véhicule dans l’état constaté dans le rapport de remise, sinon des frais seront prélevés conformément aux points 11. Le locataire s’assure lors du retour que le véhicule est en bon état de propreté et que le réservoir du véhicule est plein. Dans le cas contraire, le loueur est en droit de facturer les frais occasionnés par le nettoyage et le remplissage du réservoir.

6.6. Tous endommagements du véhicule, de l’inventaire de ce dernier ou des forfaits supplémentaires sélectionnés constatés lors du retour du véhicule sont à la charge du locataire. La charge de la preuve que ces endommagements resp. ce manque ne sont pas dus au comportement du locataire incombe à celui-ci.

6.7. En cas de retour du véhicule en dehors des heures de bureau, le rapport de remise est complété le premier jour ouvrable suivant par le loueur.

6.8. Si le locataire ne restitue pas le véhicule à l’heure convenue dans le contrat de location, le loueur est en droit d’exiger une redevance d’utilisation à hauteur du prix de location convenu pour la période de rétention dépassant la durée du contrat. En outre, le loueur peut revendiquer des dommages et intérêts contre le locataire.

6.9. Une prolongation de la période de location n’est possible qu’avec l’accord écrit exprès du loueur. Le droit d’utiliser le véhicule loué s’étend uniquement à la période d’utilisation convenue dans le contrat de location. La poursuite de l’utilisation après l’expiration de la période de location n’entraîne pas de prolongation du contrat de location.

6.10. La restitution du véhicule avant l'expiration de la période de location convenue n’entraîne pas de réduction du loyer convenu dans le contrat de location.

7. Obligations du locataire

7.1. Le véhicule ne peut être conduit - sauf en cas d’urgence - que par le locataire lui-même ou par le(s) conducteur(s) indiqué(s) dans le contrat de location. Au moment de la mise à disposition du véhicule, le locataire est obligé, en cas de conducteurs supplémentaires, de communiquer au loueur leurs noms et adresses exacts et de présenter l’original de leur carte d’identité et de leur permis de conduire. Le locataire doit s’assurer que les autres conducteurs sont aptes à manœuvrer le véhicule et qu’aucune interdiction de conduire n’est en cours à leur encontre. Quel que soit son âge, le conducteur doit être en possession d'un permis de conduire B depuis au moins six (6) mois. Ceci est valable pour tous les conducteurs qui conduisent le véhicule pendant la location.

7.2. L’utilisation du véhicule est limitée à une utilisation privée d’un véhicule, considérée comme « normale ». A cet égard, l’utilisation commerciale, le transport de personnes rémunéré, la sous-location ou l’utilisation à des fins de déménagement sont strictement interdites. La catégorie de réservation Caisse Standard Class (véhicule : Peugeot Boxer Utility) est exclue de cette réglementation pour une utilisation à des fins de déménagement.

7.3. Les voyages dans les pays membres de l'Union européenne, de l'Association européenne de libre-échange, au Royaume-Uni et en Andorre sont autorisés dans le cadre de la location du véhicule, sauf disposition contraire dans le contrat de location. Ceci vaut également pour les voyages vers l'Albanie, la Bosnie-Herzégovine, le Kosovo, Monaco, la Macédoine du Nord, Saint-Marin et la Serbie. Pour tout voyage dans des pays non mentionnés, le locataire doit obtenir l'accord écrit préalable du loueur.

7.4. Le locataire est tenu de s'informer lui-même et de s'adapter aux formalités le concernant dans les pays traversés lors du trajet. Cela concerne avant tout : Passeport, visa, devises étrangères, douanes, dispositions sanitaires, vignettes, péages. Le loueur n'assume aucune responsabilité à cet égard.

7.5. En cas de dommage au véhicule ou d’accident, le locataire est obligé de contacter immédiatement le loueur. Ce dernier informera le locataire sur les démarches à suivre et le guidera dans un garage partenaire afin de réparer le véhicule. Le locataire n’a pas le droit de procéder luimême à d’éventuelles réparations ou modifications du véhicule sans accord préalable exprès et écrit de la part du loueur.

7.6. Il est strictement interdit de fumer dans tous les véhicules de location. Si l’interdiction de fumer dans le véhicule loué n’est pas respecté, 500 € seront facturés pour compenser les nuisances et pour un assainissement professionnel des traces de fumée.

7.7. Il est interdit d’enlever ou de recouvrir l’autocollant publicitaire apposé sur le véhicule loué, sauf en cas d’accord écrit du loueur (par exemple en cas de co-branding). Le non-respect de cette prescription entraînera la facturation des frais de recollage.

8. Annulation par le locataire – non-présentation du locataire

8.1. En cas d’annulation, même partielle, par le locataire, le loueur a le droit de facturer au locataire des frais de dossier uniques d’un montant de 50 € par réservation. Même si le locataire a la possibilité d’annuler le contrat de location avant le début du contrat de location, il est obligé de payer une indemnité forfaitaire sur le prix total, en tenant compte de la date d’annulation.

Jusqu’à 7 jours avant le début du contrat de location : 50 €
De 7 à 1 jour(s) : 25 %
En cas de non-présentation, de documents d’identité non valables ainsi que d’incapacité de conduire du conducteur : 100 %

8.2. Les frais d‘annulation s’appliquent également aux annulations de forfaits supplémentaires sélectionnés (chaînes de neige, vignette, etc.).

8.3. Le jour de la réception de la déclaration d’annulation par le loueur est pris en considération pour le calcul de l’indemnité d’annulation. L’annulation par le locataire doit être faite par écrit.

9. Annulation par le loueur

9.1. Le loueur a le droit de résilier sans délai le contrat de location si, après la remise du véhicule au locataire, le locataire ou un de ses accompagnateurs, même après avoir été avertis, perturbent les conditions de location convenues de manière significative, adoptent un comportement qui rend pour le loueur et/ou les autres participants une continuation du contrat de location intolérable ou si le locataire/un de ses accompagnateurs ne respectent pas des règles objectivement justifiées. Dans ce cas, le loueur a le droit de résilier le contrat de location et de requérir le retour immédiat du véhicule de location dans ses locaux tout en gardant le droit au paiement du prix total indiqué dans le contrat de location, sans préjudice du droit à des dommages et intérêts.

9.2. Le loueur se réserve le droit d’annuler le contrat avant la remise du véhicule. Si cette annulation n’est pas due à une faute du locataire, tous les paiements déjà effectués en relation directe avec la commande sont remboursés au locataire après l’annulation du contrat.

10. Résiliation en cas de force majeure

10.1. Si une prestation essentielle du contrat ne peut pas être exécutée par le loueur avant le début de la location par suite d’un événement ayant pour lui le caractère d’extériorité, le locataire qui en a été dûment informé a le droit de résilier le contrat dans un délai de sept (7) jours. Alternativement, le locataire peut opter pour une prestation de remplacement de qualité égale ou supérieure qui lui sera proposée par le loueur, sans frais supplémentaires. Si le locataire résilie le contrat, tous les montants déjà payés lui seront remboursés sans frais dans un délai d‘un mois. Le locataire a droit au remboursement du différentiel de prix en cas de prestation de remplacement de qualité inférieure.

11. Assurance

11.1. Une assurance tous risques avec une franchise de 500 € du véhicule est incluse dans le prix de location. La franchise s’applique par dommage. L'assurance ne couvre pas les dommages causés à l'intérieur du véhicule et aux pneus, les dommages au pare-brise et au bas de caisse du véhicule ainsi que les dommages résultant d'une erreur de carburant (réservoir de carburant et d'huile), d'une utilisation inappropriée ou de la perte de clés. Les frais y afférents sont entièrement à la charge du locataire.

11.2. Le locataire porte l’entière responsabilité en cas de violation intentionnelle de ses obligations contractuelles. Cela comprend, entre autres, les dommages causés au véhicule de location par un conducteur non autorisé et l’utilisation du véhicule à des fins interdites.

11.3. L'utilisation de la rampe pour les véhicules des catégories de réservation Standard Class Minibus M et L est interdite. L'utilisation de la rampe se fait aux risques et périls du locataire.

11.4. En cas de vol, d’incendie, de dégâts de gibier ou d’accident, le locataire est tenu de contacter la police locale. Si l’incident n’est pas rapporté par la police, le locataire est responsable des frais qui en résultent. Le locataire est en outre tenu de contacter le loueur à cet égard. Celui-ci informera le locataire de la suite de la procédure.

11.5. En cas d'accident ou de panne non imputable au locataire, empêchant la continuation du voyage, le loueur se réserve le droit de faire réparer le véhicule dans un délai raisonnable ou de le remplacer par un véhicule de valeur équivalente ou supérieure. S'il n'est pas possible de réparer resp. de remplacer le véhicule dans un délai raisonnable, le locataire a droit à un remboursement du prix des jours de location restants. De plus, dans ce cas, le loueur prend en charge les frais de rapatriement du locataire et de ses accompagnateurs. La prise en charge des frais de rapatriement ne s'applique expressément qu'aux personnes. Si le rapatriement entraîne des frais supplémentaires pour des raisons médicales ou personnelles ou en raison de la présence d'animaux domestiques ou de bagages, ceux-ci sont à la charge du locataire. En cas de refus par le locataire de l'option de rapatriement proposée par le loueur, le locataire doit organiser lui-même le rapatriement et payer entièrement ces frais de rapatriement.
En cas d'accident ou de panne autoprovoqué ou partiellement autoprovoqué empêchant la continuation du voyage, le loueur se réserve le droit de faire réparer le véhicule dans un délai raisonnable ou de le remplacer par un véhicule de valeur équivalente ou supérieure. Les frais de réparation, de remplacement et de rapatriement du véhicule qui ne sont pas couverts par l'assurance sont à la charge du locataire. Les frais de rapatriement du locataire et de ses accompagnateurs sont également à la charge du locataire. En outre, le locataire n'a pas droit au remboursement du prix des jours de location restants.
En principe, le locataire n'a pas droit à des dommages et intérêts ou à une réduction de loyer en cas d'accident ou de panne.

11.6. La restitution prématurée du véhicule loué dans les locaux du loueur se fait aux risques du locataire. Le loueur n’assume aucune responsabilité pour les dommages survenus jusqu’à la fin convenue de la période de location.

11.7. Les objets personnels du locataire ne sont pas couverts par l’assurance du loueur.

11.8. Si le véhicule privé est garé sur le terrain du loueur pendant la période de location, le loueur n’assume aucune responsabilité en cas de vol ou d’autres dégâts.

12. Géolocalisation des véhicules

12.1. Le locataire accepte explicitement que le véhicule de location est équipé d’un système de géolocalisation. Celui-ci permet d’enregistrer les vitesses parcourues, les distances, les données de fonctionnement et la position du véhicule. Toutes les informations sont traitées de manière strictement confidentielle et dans le respect des dispositions du point 13. des présentes conditions générales.

13. Traitement des données à caractère personnel

13.1. Tout contrat conclu entre le loueur et le locataire peut impliquer la collecte des données à caractère personnel du locataire, dont le traitement est nécessaire à l’exécution du contrat et/ou dans le respect d’obligations légales. Dans de tels cas, les données peuvent être traitées, enregistrées et archivées par le loueur, voire communiquées à des tiers ou à des sous-traitants. Toute communication des données à caractère personnel se fait en conformité avec le droit luxembourgeois et le droit de l’Union Européenne dont notamment le Règlement Général sur la Protection des Données Personnelles (N°679/2016/UE).

13.2. Sauf indication contraire, ces données comprennent le nom du locataire ou de son/ses représentant(s) (s’il s’agit d’une personne morale), une adresse postale de correspondance, une adresse de facturation, une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Les informations à fournir par le locataire peuvent être plus complètes si l’exécution du contrat l’exige.

13.3. L’accès à ces données sera sécurisé et le loueur informera le locataire de toute violation éventuelle de ses droits conformément aux dispositions du présent point.

13.4. Le locataire déclare avoir été informé qu’il bénéficie à tout moment, d’une part, d’un droit d’accès et de rectification des données à caractère personnel le concernant conformément à la législation relative au traitement des données à caractère personnel en vigueur au Grand-Duché de Luxembourg. D’autre part, le locataire a le droit de refuser le traitement de ses données, avec pour conséquence que le loueur se réserve alors le droit de refuser la conclusion du contrat avec le locataire si ces données sont nécessaires à l’exécution de ce contrat.

13.5. Les données sont susceptibles d’être conservées pendant toute la durée du contrat et pendant dix (10) ans après son expiration, sans préjudice des éventuels délais de prescription et des dispositions légales/réglementaires imposant un délai de conservation plus long.

14. Délai de prescription en cas de réclamation

14.1. Les réclamations pour prestations insuffisantes – excepté celles concernant des dommages corporels – sont à adresser par le locataire dans un délai de trente (30) jours (le cachet de la poste faisant foi) après le retour du véhicule fixé dans le contrat au loueur. Un délai plus long peut être accordé au locataire sur justification d’une prolongation de délai justifiée.

14.2. Le droit de réclamation du locataire, conformément au point 14.1. – excepté celles concernant des dommages corporels – se prescrit de façon générale une année après la fin du contrat de location.

15. Disposition finale

15.1. Le loueur se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales. Des modifications éventuelles ne sont opposables au locataire que si ce dernier en a été informé par écrit avant la conclusion du contrat de location.

16. Loi applicable

16.1. La loi luxembourgeoise est applicable aux présentes conditions générales de location et aux contrats conclus.

17. Règlement des conflits

17.1. Les différends que pourraient susciter les présentes conditions générales ou la validité, l’interprétation, l’exécution ou la rupture du contrat de location conclu entre le loueur et le locataire seront soumis à la médiation conformément au règlement de médiation du Centre de Médiation Civile et Commerciale (CMCC) du Luxembourg auquel les parties déclarent adhérer dans ce cas avec la signature d’un accord en vue de la médiation prévu par l’Article 1251-9 du Nouveau Code de Procédure Civile.

17.2. Selon l’Article 1251-9 du Nouveau Code de Procédure Civile, la signature de l’accord en vue de la médiation suspend le cours de la prescription du contrat de location durant la médiation.

17.3. L’obligation de règlement de différends par voie de médiation prévue par ces conditions générales est censée accomplie et la médiation censée avoir pris fin au sens de l’Article 1251-5, alinéa 2, phrase 3, du Nouveau Code de Procédure Civile si, au bout de la première audience devant le médiateur, les parties ou l’une d’elles décide(nt) de ne plus poursuivre leur résolution du conflit par voie de médiation.

17.4. Si une médiation conformément au règlement de médiation du Centre de Médiation Civile et Commerciale (CMCC) du Luxembourg n’arrivait pas à régler un différend entre le loueur et le locataire, les tribunaux du Grand-Duché de Luxembourg seront exclusivement compétents pour traiter de et régler ce différend.

Les présentes conditions générales de location existent en version allemande, française et anglaise. En cas de divergences entre ces versions, le texte allemand fait foi.

Version : 15.03.2025